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                    跟蹤通信技術和相關服務費用

                    --管理通信技術的費用也面臨著挑戰。掌握這九個最佳實踐將增加您成功的可能性

                    2021-11-26 09:02:43   作者:   來源:CTI論壇   評論:0  點擊:


                      CTI論壇(ctiforum.com)1 (編譯/老秦):組織使用多種方法來管理通信技術和相關服務的費用。一些使用技術費用管理(TEM)托管系統,而另一些則依賴于內部購買或開發的各種電子表格和數據庫。
                      無論您決定采用哪種方法,這里有九個注意事項,通過包括所有相關費用并準確跟蹤它們來確保持續成功。
                      1、決定哪些類型的invoices應作為通信技術預算的一部分。因為組織可能會根據不同的成本中心收取不同的invoices類型,所以許多組織并不完全了解這種費用。您的費用管理策略中是否包括以下項目?
                    • 語音和數據通信相關服務的傳統電話賬單
                    • 語音和數據通信硬件的初始和持續維護費用
                    • 移動服務和設備
                    • 音頻和視頻會議(Zoom、WebEx等)
                    • 基于訂閱和基于許可證的服務(Office 365、salesforce.com等)
                    • 數據中心費用
                    • 數據存儲
                    • 語音和數據安全
                      2、組織內的不同實體支付賬單。在一個大型組織中,一些通信技術和相關服務賬單由使用服務的獨立實體支付,而不是所有賬單都由一個集中的應付賬款部門支付,這種情況并不少見。有時,這些賬單直到他們沒有得到支付才浮出水面,導致服務中斷。通常,他們是從不同的預算中支付的,因此不會出現在雷達上。
                      3、通信服務提供商創建新帳戶,從而產生更多的賬單需要管理。除非每個新服務訂單都包含一個特定的賬號,否則您的通信服務提供商通常會創建一個新賬戶,生成單獨的月度賬單。除非對這些賬單進行識別和適當分類(您知道它們代表什么服務),否則這可能會導致不準確的費用跟蹤。向您的提供商明確您希望為訂購的每項新服務使用的帳號(和合同)。
                      4、通信服務可能被放在錯誤的帳戶上。由于他們的許多客戶擁有多個帳戶,通信技術提供商向錯誤的帳戶添加服務并不罕見,這可能導致不準確的費用跟蹤。
                      5、通信服務提供商更改帳號。幾年前,一家知名服務提供商更改了其計費平臺,并更改了流程中的每個賬號。正如我們在其他提供商身上所看到的那樣,這種調整可以在很少通知的情況下進行。確保您為收到的每一張賬單識別新舊賬號,以確保準確跟蹤。這樣做可以確保不會丟失歷史數據。
                      6、某些票據類型在供應商門戶上不可用。大多數已經存在一段時間的通信服務提供商都有多個計費平臺(通常由合并和收購產生)。在舊平臺上計費的服務將永遠無法在服務提供商門戶上使用。如果您依賴供應商門戶網站檢索賬單,則需要開發一種接收月度發票的替代方法并保持跟蹤。如果未收到,您將在總費用中將其標記為缺失。
                      7、一些供應商沒有基于web的門戶,只發行紙質賬單。隨著通信服務提供商的激增,一些較新的提供商還沒有門戶(或者可能永遠沒有門戶)。因此,您有義務定期收到紙質賬單或掃描版本。
                      8、通信服務提供商的記錄。盡管看起來很奇怪,但大多數通信服務提供商沒有辦法識別您每月從其組織收到的所有發票。如前所述,它們有不同的計費平臺,但并不相互關聯。此外,如果您的公司規模較大,則可能會以各種名義發行票據,尤其是在發生合并和收購的情況下。更改票據名稱的程序很繁瑣。因此,許多組織未能做到這一點。
                      9、通信服務提供商支持團隊。大多數通信服務提供商將一個或多個特定人員分配給客戶團隊,以支持大客戶。您必須確保該團隊處理您在該提供商的所有帳戶。在地理位置分散的組織中,這種情況并不少見。有些地點可能會被忽略,并得到與小組織相同的支持,而不是它們所屬的大組織。在許多情況下,這些較小的地點甚至沒有客戶代表。
                      管理通信技術和相關服務的費用從來都不容易。掌握這些問題將增加你成功的可能性。
                      聲明:版權所有 非合作媒體謝絕轉載
                      作者:Jane Laino
                      原文網址:
                      https://www.nojitter.com/best-practices/keep-track-comms-technology-and-related-service-expenses
                    【免責聲明】本文僅代表作者本人觀點,與CTI論壇無關。CTI論壇對文中陳述、觀點判斷保持中立,不對所包含內容的準確性、可靠性或完整性提供任何明示或暗示的保證。請讀者僅作參考,并請自行承擔全部責任。

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